Den papirforbrug i små virksomheder er for høj!

Taler om fremtidens kontor er at tale om det papirløse kontor og, mere specifikt, hvordan nye teknologiske forbedringer hjælpe virksomheder af enhver størrelse opnå omkostningsbesparelser og arbejde mere effektivt ved hjælp af elektroniske dokumenter.

Selv om fordelene ved det papirløse kontor synes mere end klar, er det næppe gennemføres af små og mellemstore virksomheder, der generelt er modstandsdygtige over for teknologiske innovationer. Når du spørger om årsagen til denne "mangel på interesse i dokument management" blandt små og mellemstore virksomheder, en generel iagttagelse er, at store virksomheder, såsom banker, forstår behovet for at reducere deres forbrug af papir, og mange har allerede gennemført dokumenthåndterings-systemer. Men fordelene af dokumentet, er ikke så klart værdsat af små og mellemstore virksomheder, som har en langt lavere mængde af trykte dokumenter.

På trods af dette, betyder det ikke, at papirforbruget af små virksomheder i Spanien, bør ikke være et spørgsmål til overvejelse. Der er et misbrug af papir og medarbejdere er normalt ikke klar over, at udskrivningen er en omkostning for virksomheden. De er ikke klar over, hvor meget udskrivning koster selskabet ved udgangen af året.

Af denne grund anbefaler vi, forretningsfolk at implementere dokumenthåndterings-systemer med et lille eksperiment. Det er tilstrækkeligt at informere medarbejderne, at en udskrift kontrol system vil blive installeret (selvom man egentlig ikke vil være) for dem at være opmærksomme på deres udskrivning vaner og drastisk reducere unødvendige print.


Omkostningsbesparelser for SMV'er
Men dokumenthåndtering ikke kun afhænger af at gøre de ansatte bekendt med dens behov, idet teknologien også spiller en vigtig rolle på dette område. Faktisk kan en tilstrækkelig styring af print processer producerer omkostningsbesparelser på 30%.

Besparelser opnås med multi-funktionelle systemer, der tillader kontor arbejdere til print, kopi, indfange som billeder og sende og modtage via e-mail alle slags dokumenter, og med passende software til at kontrollere, hvem der udskriver hvad og hvorfor, der udskriver begrænsninger, osv. . Endvidere, hvis hele processen er outsourcet (fysiske komponenter, printer, leverancer, osv.), kan små og mellemstore virksomheder reducere omkostningerne endnu mere.

Men hvorfor ikke disse teknologier mere populær blandt de små virksomheder på trods af alle deres åbenlyse fordele? Flere faktorer spiller ind. For det første er der en generel mangel på viden i de små virksomheder, som synes at være alt for konservativ og ikke særlig ivrig efter at tage risici i forvaltningen af deres IT-systemer. Det samme små virksomheder mentalitet gør den lille forretningsmand handle impulsivt, uden at definere klart adskilte roller i virksomheden. Den lille forretningsmand ønsker at have absolut kontrol over alt, og det kan bare ikke være.

En anden faktor til at påpege, er, at organisationer ofte er resistente over for ændringer på grund af forældede processer, der har været i drift i evigheder, men som ikke let kan udskiftes, da forretningsfolk tror, at det er vanskeligt at finde og gennemføre nye og fyldestgørende teknologier.

I virkeligheden er det et problem med en mangel på viden, da installere denne type af dokumenthåndterings-systemer er meget simpelt, investeringsomkostninger er lav, og investeringsafkastet er næsten øjeblikkelig.


Kontoret for den fremtidige
Der er imidlertid grund til at tro, at det papirløse kontor også vil blive en realitet i verden af små og mellemstore virksomheder før eller senere. Den første grund er, at der findes en "generationskløft", som indikerer, at erhvervsfolk over 50 år fortsat er meget knyttet til papir, i en sådan grad, at de selv udskriver alle dokumenter, de modtager via e-mail. Den nye generation bliver mere og mere bevidst om betydningen af en effektiv forvaltning af en knap ressource.

På den anden side er vores samfund bliver mere og mere åbne for økologiske samvittighed, og mener, at virksomheder bør spille en ledende rolle på miljøområdet. Det er klart, vil bevægelser såsom grøn it og økologiske samvittighed har meget at sige i en nær fremtid.

En økologisk samvittighed, dog ikke kun udspringer fra forretningsfolk selv, men også er "påtvunget" af regeringen ved hjælp af regninger og skat, men jeg tror ikke, at det er den ideelle måde at skabe forandring. Vi kan ikke ændre noget ved dekret, og institutioner, der forsøger at der er naiv. Ændringer skal bringes om gradvist. I stedet for straf, skal ændre fremmes.

Julio Olivares, DocPath formand